La fiche client

Présentation

Une fois que vous avez sélectionné un client dans la liste client, tous les autres onglets à droite de la liste concernent uniquement ce client.

La zone supérieure

La zone supérieure est visible dans tous les onglets de la rubrique "Clients" en dehors de la "Liste Clients". Elle rassemble des éléments communs à toutes les vues dans l'application (le Menu, la flèche de retour à la vue précédente) mais aussi des éléments visuels affichant des informations particulières:

	Indique que la fiche est archivée: Une fiche archivée n'est plus visible dans la liste des clients, sauf si l'on active le filtre "Fiches archivées". L'archivage n'est pas définitif et la fiche peut être remise à l'état "non archivée".
	Indique que la fiche est bloquée: Une fiche bloquée ne permet plus la création de nouveaux documents. Une fiche bloquée peut être débloquée.
	Le client est lié à une fiche ayant droit Vous pouvez en un clic charger la fiche ayant droit lié au client.
	Le client est un distributeur Certaines fonctionnalités sont activées, comme par exemple la possibilité de rattacher ce client à une localisation de stock.
	Le client est un dépôt-vente Ceci est automatiquement activé lorsque l'on crée un dépôt-vente sur un client.
	Le client est soumis aux envois d'office Ce client a déjà été destinataires d'un office ou a un paramétrage particulier lié aux envois d'office: quantité par défaut, taux de remise.
	Le client est une librairie
	Le client est une collectivité
	Le client est un éditeur

L'ensemble de ces caractéristiques sont présentent dans les filtres de la liste des clients de manière à pouvoir retrouver facilement la liste complète de ces types de clients.

	Solde du compte client En rouge s'il est débiteur, en vert s'il est créditeur.
	Nom du client - ID du client
	Boutons de navigation Charge la fiche précédente ou la fiche suivante.
	Boutons Actualiser Recharge la fiche client.

Informations générales

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1 - Créer un nouveau client
2 - Modifier les informations générales
3 - Indicateur du type de client: personne morale ou personne physique
4 - Voir la grille des remises et paramètres d'office
5 - Bouton de navigation entre les pages des informations générales
6 - Replier ou déplier les informations générales

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Informations commerciales

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1 - Modifier les informations commerciales
2 - Modifier le canal de distribution:
le canal de distribution permet d'identifier un canal de vente particulier. Les canaux de distribution peuvent être utilisés pour différencier les règles de droit d'auteur en fonction du canal de distribution. Lorsqu'un canal de distribution est affecté à un client, toutes les ventes de ce client seront liées à son canal de distribution. Les canaux de distribution sont paramétrables dans Configuration - Gestion commerciale - Canaux de distribution. Il peuvent également être créés directement dans la fenêtre de sélection du canal:

Sélectionnez le canal dans la liste déroulante. Si vous souhaitez créer un nouveau canal, saisissez un code dans le champ "Code distribution" puis cliquez sur le bouton "Ajouter". Le nouveau canal est alors présent dans la liste déroulante "Canal de distribution".

3 - Gestion de la segmentation:
La segmentation permet principalement de faire des statistiques sur des groupes de clients:

Vous pouvez affecter plusieurs groupe à un client. La liste des groupes apparaît sur la gauche. La liste des groupes auxquels appartient déjà le client sur la droite.

Pour affecter un groupe au client, faites un double clic dans la liste de gauche.
Pour retirer un groupe au client, faites un double clic dans la liste de droite.
Pour créer un groupe, saisissez le nom du groupe dans le champ "Groupe" puis cliquez sur le bouton "Ajouter".

4 - Bouton de navigation entre les pages des informations commerciales

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Autres Contacts

Dans cette zone, vous pouvez saisir des contacts et préciser s'il s'agit d'adresse de facturation ou de livraison. Ces adresses de contact seront accessibles lors de la creation d'un document:

Cliquez sur le bouton "+" pour créer un contact.

Synthèse

La zone synthèse propose diverses informations:

Le tableau retrace l'historique des ventes par article, triées par quantité décroissante.

Observations

La zone "Observations" permet de saisir toutes les informations que vous jugez utiles dans le suivi du client:

Vous pouvez créer une observations, la modifier ou la supprimer. les observations indiquent automatiquement le nom de l'utilisateur auteur ainsi que la date et l'heure de création.

Documents archivés (GED)

La zone des documents archivés (Gestion Electronique de Documents) permet de gérer les documents liés à la fiche client:

Les documents rattachés sont sauvegardés dans le dossier GED paramétré dans Paramètres - Base. Tous les utilisateurs peuvent ainsi consulter les documents.
Lorsque vous ajoutez un document en cliquant sur le bouton "+", une fenêtre d'explorateur s'ouvre pour vous permettre de sélectionner le fichier que vous souhaitez intégrer.
La suppression de documents est possible mais bien entendu soumise aux droits utilisateurs. Pour ouvrir un document il suffit de faire un double clic sur la ligne concernée.

Données particulières

Certaines informations de la fiche client ont des conséquences sur certains processus, notamment commerciaux. Lors de la saisie des Informations commerciales, il faudra porter une attention particulière aux champs ci-dessous:

Taux de remise: il sera appliqué par défaut dans toutes les lignes de documents (factures, commande, devis, bons de livraisons, etc...)
Règlement: c'est la modalité de règlement qui sera appliquée par défaut.
Loc. stock: il s'agit de la localisation de stock attachée au client. Les ventes du clients seront par défaut imputées à cette localisation de stock.
Tarif:
il s'agit du tarif qui sera appliqué dans les ventes dès lors qu'un article dispose d'une entrée dans le tarif d'un client. Les tarifs sont paramétrables dans "Configuration - Produits - Tarifs".
Exonération de TVA et régime de TVA: si le client est exonéré, il faut obligatoirement préciser le régime de TVA (UE, hors UE, Autre, France Exonéré).
Taux de TVA: c'est le taux de TVA qui sera appliqué par défaut uniquement lorsqu'un produit n'a pas de paramètre de TVA
Facturation TTC: par défaut la facturation se fait en HT. Pour les clients particuliers, il est souhaitable d'activer cette option. Cela impacte notamment les calculs de remises (en base HT ou TTC) ainsi que la présentation des factures et autres documents.

Données secondaires

Information concernant les groupes de presse ou de gratuits

Si le client fait parti d'un ou de plusieurs groupes d'envoi gratuit ou au titre du service de presse, le noms des groupes figure dans le tableau Gratuit - Presse, dans les information commerciales:

Information concernant les abonnements

Si un client est lié à un abonnement, que ce soit pour son compte ou pour le compte d'autrui, cette information est visible dans le sélecteur des Information commerciales:

Abonné: un client qui a souscrit un abonnement pour lui-même
Abonné par agence: un client qui a souscrit un abonnement par le biais d'une agence d'abonnement
Agence d'abonnement: un client qui souscrit des abonnements pour des tiers (clients abonnés).

Menu de la fiche client

La plupart des fonctions du menu sont accessibles par les boutons figurant dans la fiche article. Il y a cependant des fonctionnalités qui ne sont accerssibles que par ce menu:

Bloquer la fiche: Le fait de bloquer la fiche interdit la création de nouveaux documents. Lorsque la fiche est bloquée, le menu affiche l'option "Débloquer la fiche"
Archiver le client: L'archivage permet de classer une fiche client de manière à ce qu'elle ne soit plus visible dans la liste des clients. Les fiches archivées sont toujours consultables dans la liste des clients en activant le filtre "Fiches archivées". Lorsque la fiche est archivée, le menu affiche l'option "Désarchiver le client".
Imprimer la fiche
Voir la fiche Ayant droit liée: Permet de charger la fiche ayant droit lié à la fiche client. Ce menu est grisé lorsqu'il n'y a pas de fiche ayant droit liée. Cette fonctionnalité est également accessible en cliquant sur l'icône qui figure dans la zone supérieure de la fiche (voir ci-dessus "La zone supérieure".
Lier une fiche Ayant droit: Permet de définir quelle est l'ayant droit lié au client.
Supprimer le client: La suppression de la fiche ne sera possible que dans le cas ou aucun autre élément n'est lié à la fiche. Dans le cas contraire, la suppression est impossible. Vous pouvez éventuellement utiliser la fonction d'archivage.