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Les factures
Présentation
Les chiffres entre parenthèses indiquent le nombre de documents présents dans chacun des onglets de la fiche client. Tous les documents sont présentés par défaut par ordre chronologique croissant. Il est possible toutefois d'utiliser les fonctions de tri ou de recherche présents dans toutes les listes sur In Quarto (voir le document Les listes dans In Quarto)
La plupart des fonctionnalités que nous allons découvrir pour les factures seront disponibles pour les autres documents. Nous allons détailler toutes les actions possibles sur les factures et nous verrons pour les autres documents les fonctionnalités spécifiques uniquement.
1 - Créer une nouvelle facture
2 - Indicateur de verrouillage: Le cadenas indique que les
factures sont bloquées par la date de clôture du dossier. La date de
clôture empêche toute modifiation sur des pièces antérieures. La date de
clôture est paramétrée dans Configuration - Gestion commerciale -
Clôtures comptables.
3 - Situation:V pour Validée, A pour Annulée, S pour Saisie.
Seules les factures en saisie peuvent être modifiées. la validation
d'une facture se fait lors de l'impression en mode Validation
(voir plus bas la rubrique Imprimer.
5 - Montant réglé: en vert si la facture est soldée, en rouge dans le cas contraire.
6 - Facture annulée et facture d'annulation: Les factures annulées et leur facture d'annulation correspondante sont grisées.
Détail des lignes de facture
Le détail des lignes d'une facture s'affiche en déroulant la ligne de la facture en cliquant sur le "+" en début de ligne :
1 - Boutons d'actions
2 - Ligne Hors Droits
3 - Bouton d'affectation sur stock et témoins d'affectation: Si
le fond de la cellule est en rouge, cela signifie que la localisation de
stock de la ligne n'est pas définie.
Imprimer
Le bouton Imprimer ouvre la fenêtre Options d'impression:
Mode d'édition
Si la facture est en saisie, seuls les modes Aperçu et Validation sont accessibles. Une fois la facture validée, seuls les modes Duplicata et Originale seront accessibles.
Options d'affichage
Cochez les cases correspondantes si vous souhaitez intégrer les
codes-barre ou le total des quantités et poids dans le document imprimé.
Des commentaires automatiques peuvent être intégrés en haut et/ou en bas
de page. Les commentaires automatiques peuvent être créés dans Configuration
- Textes personnalisés. Vous pouvez également saisir un
commentaire ponctuel dans chaque zone de commentaire.
La case Ouvrir les PDF dans le lecteur intégré In Quarto
permet d'ouvrir les PDF dans votre lecteur par défaut ou dans le lecteur
PDF intégré (voir le document Les
outils bureautiques).
Aperçu avant impression
La fenêtre d'aperçu avant impression d'In Quarto offre diverses possibilités qui peuvent être bridées dans certain cas, notamment lors de l'impression de facture en mode Aperçu. En effet, dans ce mode il est simplement possible de visualiser le document à l'écran. Seule les factures validées peuvent être imprimées ou exportées en PDF. Le mode Validation génère un fichier PDF attaché à la facture dans la base de données. Ce fichier n'est alors plus modifiable.
Modifier
Un clic sur le bouton Modifier ouvre la fenêtre de saisie des documents. Cette fenêtre sera la même pour tous les types de documents, exceptées certaines informations qui ne seront présentes que dans le cas des factures:
Menu de la fenêtre
- Masquer les infos tiers: permet de masquer les informations du client ce qui laisse plus de place pour la visualisation des lignes lorsque la facture en comporte beaucoup. Dans ce cas, il peut être utile d'afficher la fenêtre de saisie en plein écran.
- Afficher tout: permet de revenir à l'affichage standard avec les informations tiers.
- Supprimer toutes les lignes: permet de supprimer toutes les lignes du document.
Gestion de la devise
In Quarto permet de saisir de convertir des documents en devises étrangères. La liste déroulante en haut de la fenêtre de saisie des document permet de choisir la devise:
Le bouton Actualiser à droite de la liste déroulante permet de mettre à jour les taux de conversion. Les taux sont récupérés automatiquement via un appel à un service de la Banque Centrale Européenne. Les devises gérées par In Quarto sont les suivantes :
| Pays | Devise | Code |
| Etats-Unis | Dollar US | USD |
| Japon | Yen | JPY |
| Bulgarie | Lev Bulgare | BGN |
| République Tchèque | Couronne Tchèque | CZK |
| Danemark | Couronne Danoise | DKK |
| Royaume-Uni | Livre Sterling | GBP |
| Hongrie | Forint | HUF |
| Pologne | Zloty | PLN |
| Roumanie | Leu Roumain | RON |
| Suède | Couronne Suédoise | SEK |
| Suisse | Franc Suisse | CHF |
| Islande | Couronne Islandaise | ISK |
| Norvège | Couronne Norvégienne | NOK |
| Croatie | Kuna | HRK |
| Fédération de Russie | Rouble Russe | RUB |
| Turquie | Livre Turque | TRY |
| Australie | Dollar Australien | AUD |
| Brésil | Real Brésilien | BRL |
| Canada | Dollar Canadien | CAD |
| Chine | Yuan Renminbi | CNY |
| Hong Kong | Dollar de Hong Kong | HKD |
| Indonésie | Roupie Indonésienne | IDR |
| Israël | Nouveau Sheqel Israélien | ILS |
| Inde | Roupie Indienne | INR |
| Corée du Sud | Won | KRW |
| Mexique | Peso Mexicain | MXN |
| Malaisie | Ringgit Malaisien | MYR |
| Nouvelle Zélande | Dollar Néo-Zélandais | NZD |
| Philippines | Peso Philippins | PHP |
| Singapour | Dollar Singaporien | SGD |
| Thaïlande | Baht | THB |
| Afrique du Sud | Rand | ZAR |
Le devise sera indiquée sur les documents imprimés, et les montant seront convertis en fonction du taux de conversion. Il faut noter que les données restent exprimées en euro dans la base de données.
Facture finale
La case à cocher Facture finale permet de lier la facture en cours à des factures d'acompte existantes. La facture finale reprend le détail des factures d'acomptes et des règlements associés:
Lorsque vous créez une facture finale, l'application vous propose de rattacher les factures d'acompte réglées.
Adresses de facturation et de livraison
Par défaut, l'adresse de facturation est celle de la fiche client, et l'adresse de livraison est la même que l'adresse de facturation. Il est possible de choisir une adresse de facturation ou une adresse de livraison présente dans les listes déroulantes. Ces listes affichent la liste des contacts saisis dans la fiche client. Il est toutefois possible de créer ici un nouveau contact de type adresse de facturation ou de livraison:
La fenêtre de saisie du contact s'ouvre:
Remplissez la fiche contact et validez. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner le nouveau contact dans la liste déroulante correspondante (facturation ou livraison).
Lignes du document
Pour modifier ou supprimer une ligne, utilisez les boutons situés en bout de ligne:
La fenêtre de saisie d'une ligne de document s'ouvre:
Régler
Pour régler automatiquement une facture, cliquez sur le bouton Régler. Une boîte de dialogue vous demande de confirmer l'opération:
La fenêtre de saisie d'un règlement apparaît avec les informations pré-remplies. Vous pouvez si vous le souhaitez compléter le libellé du règlement ou la modalité de paiement. L'affectation à la facture est déjà faite, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Valider:
Envoyer en liste mémo
Cette fonctionnalité vous permet de mémoriser les lignes de la facture dans la liste mémorisée accessible dans Tableau de bord - Listes Mémo - Listes en cours - Articles. Cette liste mémorisée pourra être rappelée pour être insérée automatiquement dans un autre document. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Listes mémorisées.
Envoyer par e-mail
Cette fonctionnalité permet d'envoyer le document par e-mail en pièce jointe au format PDF. Pour être envoyée, la facture doit être validée :
La fenêtre d'envoi de mail s'ouvre avec le fichier joint automatiquement. Vous pouvez compléter votre e-mail. Pour plus d'informations, consultez la rubrique E-mails.
Annulation d'une facture
Le bouton annulation Annulation n'est visible que si la n'est pas soldée. Si la facture est en saisie, une boîte de dialogue vous invitera à modifier la facture. Pour annuler une facture validée, cliquez sur le bouton Annulation et confirmez l'annulation :
L'application génère automatiquement une facture d'annulation avec les mêmes produits en quantités inversées. Les deux factures, sont affichées avec un fond grisé comme illustré au début de cette page.
Nouvelle facture
Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur le bouton "+" ou utilisez le menu. Si des paramètres de numérotation existent, vous devez préciser le type de facture:
Les paramètres de numérotation sont créés dans Configuration - Gestion Commerciale - Numérotation Documents. La fenêtre de saisie s'affiche: